Alle gebruikerswensen in kaart
De aanbestedende partij moet aan het aanbestedingsproces vooraf zeer goed weten wat er nu precies aanbesteed moet worden. Het is erg belangrijk dat de gebruikerswensen goed in kaart gebracht worden. Hiervoor kan AV-adviesbureau een adviesrapport inclusief raming realiseren. Op basis van de keuzes die de aanbestedende partij maakt kan een bestek worden gerealiseerd. Met name in nieuwbouw trajecten waarbij er vooraf keuzes gemaakt moeten worden gezien de beperkte mogelijkheden en de samenhang met andere apparatuur zal er vaak gekozen worden voor een bestek aangezien er dan minder vrijheid is om meerdere producten te leveren voor de inschrijvende partij. De technische invulling ligt hierbij al redelijk vast. Het bestek omvat vaak ook diverse tekeningen van het gebouw, kabelplannen en detailtekeningen betreffende bevestigingsmogelijkheden.
Wanneer er een ruimere mogelijkheid is om aan te bieden dan zal er eerder voor een PvE gekozen worden waarin de eisen van de aanbestedende dienst vastgelegd zijn.
Noodzaak van een goed bestek
Een goed bestek is zeer belangrijk om goed vergelijkbare aanbiedingen te krijgen. Het is belangrijk om “appels met appels” te vergelijken. Een goed bestek is tevens belangrijk om er zeker van te zijn dat alles goed omschreven is om naderhand geen meerwerk facturen te krijgen.
Voorkomen van meerkosten
Meerkosten zijn dus te voorkomen met een zo duidelijk en uitgebreid mogelijk bestek. Het bestek dient de eisen van de gebruikers te beschrijven, maar wel zodanig dat er meerdere producten op basis van functionele eisen en minimale technische specificaties aangeboden kunnen worden. Het risico op juridische procedures moet minimaal zijn. Uitzonderingen hierop moeten zeer goed worden geformuleerd. Verder moet er rekening worden gehouden met de planning en zullen er deadlines worden gesteld voor de ingebruikname, opening, et cetera.
Duidelijkheid geven
Het bestek wordt voorzien van diverse bijlagen. Vaak leveren we situatieschetsen en plattegronden aan om de aanbieders/inschrijvers een scherp beeld te geven van de omgeving waarin de apparatuur optimaal moet functioneren. Verder wordt er een principe-schema van de AV-installatie opgemaakt om de aanbieders duidelijkheid te geven over het gewenste systeem. Daarnaast leveren we een document met AV-normeringen aan waar de aanbieder/opdrachtnemer zich bij de installatie aan dient te houden. Als er nieuwe apparatuur geleverd moet worden in een situatie met bestaande apparatuur, dan zullen er altijd inventarisatielijsten worden meegeleverd.
